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アポイントに遅れそうな時は

あなたの判断が商談を決めるかもしれない
毎日忙しく営業訪問をしているあなたなら、日に何件も訪問するなんて事も珍しくないと思います。商談がうまくいって予定時間を過ぎても打ち合わせをしていたり、逆に終始そっけない態度で面談もすぐに終了、という事も良くある話だと思います。

いま、あなたは意気投合した担当者とおすすめの商品について盛り上がっているところです。次回のアポイントも順調に取れて意気揚々と訪問先を出てきました。満足した気持ちの中、ふと腕時計を見てみると次のアポイントまであと1時間。。。車で急げばギリギリ間に合うかもしれない距離だけど微妙な時間です。そんな時あなたならどうしますか?

@相手を待たせるわけにはいかないのでとにかくダッシュで訪問先へ向かう
A行ける所まで行って間に合わなかったら電話を入れて遅れる事を申し伝える
Bすぐに電話して先方に遅れるかもしれない事を申し伝える

相手の立場にたって行動できるかどうかがポイント
@は1分でも早く訪問先へ到着するためにすぐに移動を始めています。うまくいけばアポイントの時間に間に合うかもしれませんが、遅れてしまった時には会って謝ろうというものです。しかしこれが数分ならお詫びも通用するかもしれませんが、10分以上の遅刻となると先方のイライラは増すばかりです。また、そもそも間に合うかどうかも分からない中でのギャンブルは少し危険な香りがします。

次にAは、遅れてしまった時には謝るけど、間に合うのであれば何事もなかったかのように商談できる可能性が残っています。うまくいけばいいのですが、遅刻となった時には@同様イライラの原因になります。

最後にBですが、電話をする事によって多少のロスにはなりますが先方に状況報告ができます。間に合うかもしれないが遅れてしまう可能性もあるという現状を説明する事により、先方も到着まで時間に余裕がでてきます。

出来る営業マンとしてはBを選びたいところ。理由は次の通りです。

貴重な時間をいただいている事を忘れない
公私ともに待ち合わせ時間を守るのは当然ですが、特にビジネスの世界では時間厳守が必須となります。限られた時間の中で仕事をしている相手にわざわざ自分のための時間を空けてもらっているわけですから、約束の時間に遅れるのは論外です。

しかし今回のような状況は珍しくなく、こんな時には相手の事を考えて誠実な態度で対応する事が望まれます。もしも約束の時間に遅れそうな時にはすぐに電話をしましょう。間に合うかもしれないし間に合わないかもしれない微妙な時、そんな時こそ電話連絡です。嫌な事こそすぐ報告、ビジネスの基本です。

時々、もしかしたら間に合うかもしれないからギリギリまで電話をしないで頑張ってはみたが、結局間に合わないので約束の時間に電話を入れた、なんていう話を聞きます。でもこれでは手遅れなんです。まさしく今からあなたのために時間を取っていたのに、急に間に合わないと言われても他の予定はもう調整がつかない。これが相手の本音だと思ってください。だから、間に合わないと思った時にはすぐに電話を入れてお詫びを述べて、改めて訪問できる時間の再設定をしましょう。

スケジュールは調整するもの
出来る営業マンは常に相手の事を考えて行動したいものです。タイムスケジュールには変更が付きもの。自分だけのスケジュールであれば自分で調整が付きますが、相手がいる予定については相手の事を考えて、いつどのタイミングで調整する事が望ましいかを考えてください。そういうスタンスで行動すれば、@のような遅刻したら会って謝ろうなどという行為には絶対にならないはずです。

また取引先などいつも訪問しているお客様を尋ねる時に、平気な顔をして15分程度遅れてくる人がいます。これもやはりマナー違反です。どんなに付き合いが長くて気の知れた相手だとしても、親しき仲にも礼儀ありです。虫の居所が悪ければ、その後の関係悪化にもつながりかねません。

何度も言いますが、先方がもっとも気分を害する行為は、連絡もなく遅刻する事です。事前に連絡をしてスケジュールを再調整する事は遅刻ではありませんし、お互いが気持よく商談できる秘訣にもなります。早めの連絡で移動も商談もゆったりと行いたいものです。

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しごと座座長の熊切です。新入社員や20代、30代の社会人に役立つ情報発信をしています。実体験から学んだビジネス学が皆様のお役に立てば幸いです。
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